製作出色簡報的秘訣

如果您即將要進行簡報，請利用我們的秘訣，讓原本可能是緊張的體驗，轉變成專業且輕鬆的事情。

Jerry Seinfeld 在百老匯音樂劇中嘲弄道「普通人參加葬禮寧願躺在棺材裡，也不願致悼詞」。但如果您需要在公眾場合講話，事先做好準備是取得成功並減輕壓力的重要關鍵。在 進行全面準備時，您應研究分析觀眾，徹底瞭解主題，確保視覺輔助工具清晰簡潔，並進行多次演練。

熱門秘訣：

有關 PowerPoint 的建議：

視覺輔助工具，如影片及 PowerPoint 投影片，是吸引觀眾持續專心在演講上的好方法，也是較長簡報或演講所必需的工具。但是若不小心謹慎反而可能會有麻煩。最顯而易見的問題就是當整場演講都須搭配視聽設備時，設備卻無法運作。

談到設計 PowerPoint 簡報時，Aon Consulting 的互動傳播經理 Adam Griffiths 建議，每張投影片上的訊息要簡單扼要。「多樣化也很重要，用圖像而不要僅用文字。最糟的表現方法莫過於 20 張投影片都是論說文。」

Adam 建議利用圖表、圖形及相片來增加趣味性。或者更大膽一點，在 PowerPoint 中嵌入數位視訊內容。

但也不能因此就濫用花俏的技巧。每張投影片應維持一到兩種字型、一到兩種色彩及簡潔的圖像。

他說：「我建議，思考您要闡述最重要的三到五個要點，確保內容前後一致且簡單明確。先提出簡報的主題是很不錯的方式，例如『探索星球』主題，以火箭圖案帶出五個主要重點，或用其他視覺隱喻方式，最後回到主題畫面，讓表達的訊息更切合主題。」

Adam 繼續表示：「絕對避免只用文字。想像一下您正在向潛在客戶推銷，在他一天內必須耐心聽五場不同簡報。如果您的簡報不是與眾不同，一天下來必然與其他簡報混 淆不清。如果這確實是很重要的簡報，建議您請顧問予以協助。您不會自己設計宣傳摺頁冊，所以不要假設您可以獨力設計簡報。」

下一步就是整合 投影片與想傳達的訊息。Adam 強調：「PowerPoint 在投影片中建立訊息方面可以做到許多效果。您可以動態組合圖像、圖表、圖形，但要注意適度使用。不要讓文字從側面、底部及頂部飛入，而且全都用不同的字 型。這是人們初次學會這項技術時的通病。」

Bob Hughes 說，排練時要秉持挑剔的態度。搭配視訊輔助工具，大聲讀出簡報內容。他說：「您必須考慮：可以去掉什麼內容？什麼是一定要說的？什麼不需要說？節奏如何？」

Valentine Armstrong 提醒，請記住，視訊輔助工具是用來配合，而不是主控簡報的。「有些人打開 PowerPoint 就開始建立簡報，卻沒有自問：我要達到什麼目的，如何著手最佳，以及該用何種視訊輔助工具來協助我表達訊息。」