Flickr

巧：快來幫我啦，明天要跟老師做簡報。 晟：你的簡報檔不是做好了嗎？ 巧：對呀，可是每次跳頁都跳錯，有夠麻煩的。 晟：會嗎？其實PowerPoint的跳頁很容易呀。 巧：說這麼多，趕快來教我啦。 晟：好啦！善用跳頁的功能便可以提升整個簡報的完整度喔。

巧：你看！我作了一份單字的表呢。 晟：做得不錯呀，可是我有一個建議。 巧：什麼建議呀？ 晟：我覺得∼每一頁的頂端都放上表頭比較好。 巧：我知道呀！可是表太大張了，你不會要我每一頁都作一張表吧。 晟：哦！不用啦。其實Word中就有這樣的功能啦，很簡單唷！

巧：快來我的滑鼠有問題，報告快趕不出來了。 晟：發生什麼事了？ 巧：我的滑鼠壞掉了，可是我想要改變文字的大小，超級難操作的。 晟：不用緊張，利用鍵盤改變字型大小很簡單快速喔。 巧：真的嗎？該怎麼做呢？ 晟：只要一小個動作∼

巧：有個問題請你幫忙。 晟：什麼問題？ 巧：我有一份Word的文件，是給客戶的報告。 晟：然後呢？ 巧：我想把報告中的公司名字都用彩色的Logo代替。 巧：作得到嗎？ 晟：當然可以囉，取代的功能可是很強大的喔。

巧：這裡有一篇Word的文章。 晟：嗯！ 巧：我想要列印，可是我覺得超連結的底線很難看。 晟：想弄掉？那就把超連結拿掉就好啦。 巧：可是我不想拿掉超連結，只想拿掉那條線啦。 晟：喔！原來如此。 巧：可以做到嗎？ 晟：很簡單啊！另外在教你一個一勞永逸的方法。

巧：快來幫我。 晟：要幫什麼忙呀？ 巧：我朋友寄給我一篇文章，是一篇中英文混雜的文章。 晟：嗯！然後呢？ 巧：我想要將當中的英文部分以不同顏色與粗細來表現。 晟：原來如此。 巧：可是除了一筆一筆改之外，有沒有甚麼更方便快速的方法？ 晟：有呀！只要利用搜尋與取代的簡單功能，再加點小技巧就可以啦。

巧：期末報告都趕不完。 晟：東西多，用對方法才會有效率。 巧：很多動作很繁雜，一個問題看你能不能解決。 晟：什麼問題？ 巧：這份報告中有很多圖示，我想在每張圖下打上圖示一、圖示二...。 晟：這並不困難呀。 巧：可是當我在當中插入了一張圖，後面一整篇的都要重改，超麻煩的。 晟：很簡單喔。利用系統內建的『插入編號』就能避免這樣的問題了。

巧：我昨天看到我朋友的簡報好炫喔。晟：怎麼啦？這麼吃驚？巧：他的圖表呀！會動耶。晟：會動？巧：對呀。圖表是動態的喔。晟：這有甚麼困難？巧：不困難？很簡單唷？晟：對呀。看我來表演吧。巧：果然超炫的呢。

巧：快！快來幫幫我。怎麼會這樣？ 晟：怎麼樣啦？這麼緊張。 巧：我做的報告明明是微軟正黑體呀，拿到另外一台電腦怎麼會變成細明體。 晟：哦！因為這一台電腦裡面沒有正黑體呀。 巧：那怎麼辦？我沒有帶字型檔來安裝耶。 晟：沒關係呀！PowerPoint也可以把你設計好的字型整個打包過來哦。不過檔案會比較大就是了。 巧：真的嗎？那要怎麼作呢？ 晟：很簡單，看我的。

巧：前幾天請你用技巧把數百張的照片放入PowerPoint你記得嗎？ 晟：記得呀！很厲害吧，節省超多時間的。 巧：對呀，但是問題來了。 晟：什麼問題呀？ 巧：我朋友他們想要的是一張張的圖檔，而不是簡報檔。 晟：哇哩勒！不會要我們又要把照片一張張寄給她們吧？ 巧：這就是問題囉。有辦法讓她們直接從那份PowerPoint中拿出來嗎？ 晟：對喔！沒說都沒想到。辦法當然有啦！ 巧：真的嗎！快說！這樣可以省掉很多麻煩。 晟：哈哈！好啦。那我分為『單一圖片擷取』、『多張圖片擷取』與『大量圖片擷取』三種方式來說明哦。

巧：最近常叫你幫我做這做那，你會不會很煩？ 晟：不會啦！懂得訣竅瞬間就完成啦。 巧：很好。那快來幫我吧。 晟：@#$%^@#...，今天又是甚麼問題？ 巧：我朋友想要看我們蜜月旅行的照片，我想把照片都放到Power Point簡報中。 晟：那很好呀，一目了然。 巧：可是我們的照片有好幾百張。這樣一張一張加入真的很麻煩。 晟：那簡單。一次加入幾百張不就得了？小小的步驟可以節省大大時間喔。

巧：你打字比較快，快來幫我打。 晟：打什麼呢？ 巧：我的這一份Excel報表中，我想要將第一欄的每一個項目都向下把空格填滿。 巧：可是少量還好，數量一多我打到都快瘋了。 晟：聰明人要作聰明事。 巧：看樣子你又有甚麼絕招要分享了。 晟：哦！這次不是我自己想到的。是我前幾天在微軟Technet論壇中看到網友symis所分享的。 巧：看來！IT界真的臥虎藏龍呀！趕快分享出來吧！ 晟：沒問題！超級應用來囉！

巧：快來幫我。 晟：幫什麼呢？ 巧：幫我把我們蜜月旅行的照片縮小一下，我要寄給朋友看。 晟：為什麼要縮小？ 巧：因為每一張圖檔都太大啦，傳不出去。 晟：這麼多的照片，這樣不是很浪費時間嗎？ 巧：沒辦法咩，話不要那麼多，到底幫不幫忙。 晟：幫～不過要用聰明的方法。Outlook本身就可以縮小圖檔大小囉。

晟：我發現大家總是喜歡學習炫麗的技巧，而忽略了基礎卻真正好用的技巧。 巧：怎麼說呢？ 晟：就Excel來說，之前分享的一些炫技總是獲得許多迴響。簡單的技巧相對起來就很少人回應。 巧：這是正常的呀。因為大家都會咩。 晟：這可不見得喔。小技巧不見得大家都熟，但是卻很好用呢。 巧：真的嗎？舉個例子來瞧瞧。 晟：好呀！今天就來分享一下『Excel欄位的選擇技巧』吧！

巧：我有一個Excel的問題問你哦！ 晟：好呀！沒問題。 巧：Excel中我要怎樣在不連續的欄位中填入相同的值？ 晟：填入相同的值？ 巧：對呀！一個一個複製真的很麻煩！ 晟：Excel填充很多相關的技巧，其實都不難哦！

巧：有一件事情麻煩你。 晟：什麼事呢？ 巧：我有好幾張從同學處收集來的Excel報表想要合併在一起。 晟：剪貼、貼上就可以了吧？ 巧：沒那麼簡單。每個人都針對自己負責的位置填寫，其他的地方空白。 巧：根本沒辦法跳過空白來整合。一條一條的複製又超浪費時間的。 晟：這就需要一點點技巧囉。 晟：那我用個簡單的例子來說明。

巧：上次分享的『讓Excel也能輕易的統計字數的小訣竅』還滿好用的。 晟：其實在Word上做比較方便。 巧：不過網友問的那個問題就不是Word的能做的了吧。 晟：嗯，會超麻煩的。 巧：怎樣讓Excel針對特定的字統計數量呢？ 晟：其實只要將上一個技巧的方法加工一下就可以囉。

巧：前幾天教的都是『快速清除Excel或Word的超連結』的方法，這裡我有一個想法分享。 晟：什麼想法呢？ 巧：如果一開始就不要讓網址變成超連結，是不是就省事多了？ 晟：對呀！這是個不錯的Idea。 巧：那做得到嗎？ 晟：當然可以啦！只要簡單的設定就可以了。

巧：你看！你看！ 晟：看什麼呢？ 巧：我有一張用Excel作的網站列表。 晟：嗯，做得不錯呀。 巧：可是網址的部分，都會自動變成了超連結。有辦法消除嗎？ 晟：當然有啦。 巧：我可不要一個一個改唷！資料超多的呢。 晟：哈哈。OK的啦！幾個步驟就能夠大量清除超連結囉。

巧：我遇到了一個棘手的問題。 晟：怎麼了？ 巧：就是我有一張彩色的報表，但是因為我的彩色墨水快沒了，印出來超難看的。 晟：那可以印成黑白的嗎？ 巧：好呀！可以從Excel中直接設定為黑白列印嗎？ 晟：當然可以呀。今天就來分享第四個技巧-『Excel報表單色列印(黑白)的方法』吧。

巧：耶！又到了列印技巧分享的時間了。 晟：這麼高興。昨天教妳的『Excel列印相關的訣竅(二)-設定頁首與頁尾』有學起來嗎？ 巧：當然有啦，那麼簡單，別小看我。 晟：好啦！我怎麼敢小看妳哩？ 巧：廢話少說！快供出你今天的招式吧。 晟：嗯！今天就來分享第三個技巧-『Excel把公式列印出來的方法』吧。

巧：昨天分享的『分享Excel列印相關的訣竅(一)-列印範圍設定』還不錯！今天要分享什麼？ 晟：今天我不要分享什麼大訣竅。先說明一個朋友常問的。 巧：朋友常問的？是甚麼呀？ 晟：Excel 2007頁首與頁尾的建立。我同事好像常常找不到。 巧：這應該大部分的人都知道吧！ 晟：呵呵沒關係！總是對不知道的人有一點的幫助。今天就來分享第二個小技巧-『頁首與頁尾的設定』吧！

巧：你上次教我朋友的『Excel只列印圖表以外區域的訣竅』，真的好用又簡單，她超感謝你的。 晟：真的呀！我看讓她請一頓飯好了，避免她感激知情無從發洩得內傷。 巧：你少臭美了！才誇你一下屁股就翹起來了。 晟：嘿嘿嘿嘿… 巧：嘿什麼嘿！快把你知道的列印技巧都給我吐出來，避免我常常印錯浪費紙。 晟：喔！好啦。誰叫我是個節能省碳重環保的人。今天就來分享第一個小技巧-『列印範圍設定』吧！

巧：最近我幫我朋友做了一張報表，報表中包含了表格也包含了圖表。 晟：越來越厲害了唷！ 巧：謝謝啦！不過我有一個問題呢。 晟：做得很好呀！甚麼樣的問題呀？ 巧：就是呀，當我要列印的時候，圖跟表都會一起印出來。但是我只想印表的部分，怎麼辦呢？ 晟：哦！這不難，照著下面的步驟就能達成囉。

　　製作Excel報表，總是難免會遇到多頁加總的狀況。如此例，標示月份的每個工作表記錄了各種水果的銷售量。在所有的工作表之前，以一個Total工作表將所有工作表中的銷售量分別加總。其實，可以利用一張張加總的方式來完成，但是不是有更快更酷的方式呢？

　　資訊業，一個快速到讓人幾乎喘不過氣來的行業；一個除非抱有極高的熱情否則難以持續的低薪行業。幸，也不幸的剛好踏入了這個曾被鍍上光環實情卻難以示人的奇妙行業。眼見著一波又一波的新人栽進了這個無止盡的行業，又眼見著一波又一波無止盡的變化萬千。永遠得跑在眾人面前，無止盡的更新，追求更新更強的新知。也必須在腦袋中重複著Copy、Paste與Delete的動作。在頭上的這顆『儲存設備』隨時有掛掉或資料錯亂的危險下，備份有時候成了一件非常重要的工作。 　　這裡，『ㄚ晟的IT筆記』就成了紀錄做過、看過或聽過的有用技巧。以免未來臨時發生腦袋搜尋引擎當機時，無法處理問題的窘境。加油！我的腦袋。加油！ㄚ晟的IT筆記。

　　前幾天與大家分享『簡單步驟縮小Power Point檔案大小(為Power Point檔案瘦身)』時收到的那份美麗的風景簡報，ㄚ晟的老婆非常的喜歡，希望能夠把這些圖片拿來當桌布使用。便準備一張張的把這些圖片利用『另存新檔』的方式將圖片擷取下來，但是由於圖片的數量也滿可觀的，所耗費的時間也非常的多。其實，有更好更快速的方式可以取得這些美麗的圖片，這裡就來與大家分享取得Power Point中圖片的幾種方式吧。在此將分為『單一圖片擷取』、『多張圖片擷取』與『大量圖片擷取』三種方式來說明。

　　今天朋友寄給我一份美麗的風景簡報。好東西要與好朋友分享的心情，讓我話不多說馬上將這份簡報寄給了其他朋友。但是忽然發現某位朋友的信箱可接收的大小僅為1MB，將近3MB的風景簡報他似乎是無福接受了。所幸，還有一個小方法可以有效的將PowerPoint瘦身，讓大家都能分享這美麗的照片。該怎麼作呢？

　　當我們在製作Excel報表的時候，難免會遇到需要合併表格的狀況。這時候幾乎用過Excel的朋友都知道『跨欄置中』這個貼心的功能，但是如果我們遇到一份內容較多表格，有大量的行列需要合併，一行一行的合併卻浪費許多的時間，這時候就需要靠一點技巧了。

　　在推行環保『無紙化』的今天，在許多的公司行號中還是無法避免『紙本保存』的迷思。在使用Excel的經驗中，難免會遇到需要『印出來』的動作。但是在Excel中許多『列印』相關需要注意的小技巧，卻常常被忽略了。繼上篇『Excel數個列印小技巧分享I』後再來與大家分享更多Excel中與列印有關的小小技巧。